Een korte spoedcursus Kanban. Wat is het en hoe werkt het?

De Kanban methode is gebaseerd op de volgende uitgangspunten:

1. Het belang van een visueel overzicht om de communicatie en samenwerking te bevorderen.
2. De doorlooptijd van een bepaalde taak moet zo kort mogelijk zijn. Daarom is de hoeveelheid taken die wordt opgepakt altijd beperkt.
3. Het meten-is-weten-principe: alle werkzaamheden worden in kaart gebracht, gewogen en gemeten.
4. Het proces wordt continue verbeterd op basis van de geconstateerde knelpunten.

Om een goed beeld te geven van Kanban, gaan we hier wat dieper op in.

Het begint altijd met het inrichten van het Kanban board en het bepalen van de kolommen die je erin opneemt. Bij software-ontwikkeling wordt het bord vaak opgedeeld in de kolommen: Backlog, Ready, Coding, Testing, Approval, and Done. Gaat het om het Ready maken van User Stories, dan zal het bord er anders uitzien, bijvoorbeeld To do, In Progress, Under Review, Ready. De inrichting van het bord hangt dus helemaal af van wat je met Kanban gaat doen.

Hoe je het bord ook inricht, het is altijd belangrijk om vooraf te bepalen wie er allemaal bij het proces betrokken zijn en hoe ze gaan samenwerken. Misschien is het handig om een regelmatige standup te houden om gezamenlijk het bord door te nemen, maar dat hoeft niet. Kanban vindt alles best zolang alle medewerkers maar weten wat er van hen verwacht wordt en wanneer ze een bepaalde taak kunnen doorzetten naar de volgende status.

Maak afspraken over de hoeveelheid werk die het team aankan. In veel organisaties zie je dat medewerkers met honderden dingen tegelijk bezig zijn. Ze voelen zich geroepen om op elke mail of vraag meteen in te gaan, maar hebben niet de tijd om alles ook goed af te handelen. Het werk versnippert daardoor en blijft liggen. Het risico is dat de doorlooptijd van het totale proces daardoor langer wordt en de kwaliteit van de output achteruit gaat.

De Kanban Methode stelt een begrenzing aan het aantal taken waarmee het team bezig is, de zogenaamde Work-In-Progress (WIP) limiet. Als deze limiet is bereikt, dan worden er geen nieuwe zaken opgepakt. Die moeten even wachten tot er weer capaciteit vrijkomt.

Zodra alle betrokkenen het eens zijn over de werkwijze en de WIP limiet, kan het Kanban bord in gebruik worden genomen. Iedereen ziet daarop precies hoeveel werk er ligt en wie waar mee bezig is. Dat geeft meteen inzicht in eventuele capaciteitsproblemen of blokkerende issues.

Het is belangrijk om goed bij te houden hoe alle items op het bord doorstromen zodat structurele knelpunten kunnen worden geïdentificeerd en opgelost. Kijk hierin wat verstandig en haalbaar is. Je kunt alle problemen niet ineens oplossen.

Probeer de quick wins als eerste aan te pakken, kijk wat dat voor effect heeft en bepaal vervolgens wat de volgende stap wordt. Zo kun je geleidelijk aan toegroeien naar een betere doorstroom van je proces.

Kanban is een kwestie van continu monitoren en evalueren. Het uitgangspunt is dat de omstandigheden steeds veranderen, zodat er altijd wel zaken voor verbetering vatbaar zijn. Er is dus geen vaste eindbestemming. Gaandeweg het proces zie je waar de kansen zitten en kun je daarop inspelen.

In de praktijk van alledag blijkt het vaak lastig om tijd te vinden voor procesverbetering. Om te waarborgen dat het team hier toch aan blijft werken, is het verstandig om regelmatige meetings te houden waarin wordt stil gestaan bij het proces en eventuele optimalisaties worden besproken.

Wil je meer weten over Kanban? Ben je benieuwd wat het precies inhoudt en hoe je de werkwijze kunt inzetten binnen je organisatie? Tijdens onze training vertellen we er alles over. Neem contact op voor meer informatie.